Dokumentacja pracownicza – zasady przechowywania i przetwarzania akt pracowniczych

Szkolenie dokumentacja pracownicza

Na skutek kolejnych nowelizacji przepisów prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest coraz bardziej skomplikowane i czasochłonne, a ciągłe zmiany tylko komplikują sytuację. Przykładowo świadectwa pracy kiedyś można było wystawiać rutynowo i większość danych wstawiał do nich automatycznie sam system kadrowo-płacowy, jednak dziś uzupełnienie części dotyczącej rodzicielstwa to niełatwa sztuka. Ponadto zmiany dotyczące elektronizacji akt osobowych i ich przechowywania nastręczają trudności. Zapraszamy Państwa do udziału w szkoleniu dokumentacja pracownicza, w trakcie którego omówimy prawidłowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Program:

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

• Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej
• W jakich sytuacjach dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat?
• W jakich sytuacjach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można skrócić do 10 lat?
• W jakich sytuacjach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nadal będzie wynosił 50 lat?
• Obowiązki wobec ZUS w związku z możliwością przejścia na 10 letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
• Obowiązki informacyjne względem pracownika związane z okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej, których pracownikom mamy obowiązek wydać taką informację – wzór przykładowej informacji
• Termin odbioru dokumentacji przez byłego pracownika
• Osoby uprawnione do obioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania
• Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej po upływie okresu przechowywania?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

• Postać papierowa czy postać elektroniczna dokumentacji – wybór pracodawcy?
• Czy dopuszczalne jest prowadzenie części dokumentacji w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej?
• Obowiązki informacyjne wobec pracowników oraz byłych pracowników
• Wydanie dokumentacji pracowniczej w przypadku zmiany jej postaci – osoby uprawnione do odbioru dokumentacji, tryb i termin wydania dokumentacji
• Wydanie kopii całości bądź części dokumentacji pracowniczej – postać wydawanych dokumentów
• Parametry dotyczące przechowywania dokumentacji papierowej
• Wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji elektronicznej

Akta osobowe oraz inna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:

• Czy akta osobowe i inną dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy należy prowadzić w jednolitej postaci?
  • Zmiany w sposobie prowadzenia akt osobowych – podział na część A, B,C i D
  • Dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych
  • Kiedy prowadzimy dwie teczki przy kilku stosunkach pracy u jednego pracownika
  • Kiedy możemy kontynuować teczkę osobową w przypadku powrotu pracownika do pracy w naszej firmie

• Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – prowadzenie indywidualnie dla każdego pracownika
  • Ewidencjonowania czasu pracy – sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy, dokumenty wchodzące w jej skład
  • Czy harmonogramy wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej
  • Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
  • Dokumenty związane z ewidencją odzieży i obuwia roboczego
  • Listy wynagrodzeń i wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
  • Brak konkretnych wymogów w jaki sposób mamy przechowywać dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – co to znaczy „oddzielnie dla każdego pracownika”

Dane osobowe pozyskiwane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika:

• Sposób pozyskiwania danych osobowych
• Dane osobowe, które pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest obligatoryjne
• Dane osobowe, które mogą być przetwarzane w oparciu o zgodę osoby ubiegającej się o zatrudnienie
• Dane osobowe, których nie można żądać od pracownika
• Przetwarzanie danych dotyczących kwalifikacji zawodowych
• Przetwarzanie danych kontaktowych
• Przetwarzanie danych o dotyczących rodziny ubezpieczonego